コロナ禍の初期に書類に署名をしなくてはならなかった人は、誰もが動揺と危険を感じただろう。人と対面で会いたいとは誰も思わなかったが、ビジネスのためにはそうせざるを得なかった。
米国時間2月15日、ZoomとDocuSignがオンライン署名をシンプルにする取り組みとして、書類をZoomミーティング内で確認して署名できる新たな統合を発表した。法的手続きが大幅にシンプルになり、出社する必要がなくなる。
新機能を発表するブログ記事の中でDocuSignは「『DocuSign eSignature for Zoom』により、企業は顧客や取引先の信頼と安心感を高めながら、合意形成・契約締結までの時間を短縮することが可能になります」と述べている。
DocuSignのeSignatureプロダクト担当責任者でSVPのJerome Levadoux（ジェローム・レベデュー）氏は、コロナ禍はリモート署名が求められる典型的なユースケースになったという。同氏は「ここ数年、進化する顧客のニーズに対応するため、俊敏性と生産性を向上するツールの必要性が高まってきています」と述べている。つまりミーティングのためにZoomを開き、契約書に署名するためにDocuSignを開くのではなく、1つで済むツールを提供するということだ。必要なものがすべて1つのアプリ内にあるので、対面での実施にかなり近いワークフローとなる。
たいていの場合、署名する人は事前に書類を確認できるので、ミーティングでは書類を表示して署名するだけだ。ZoomマーケットプレイスからDocuSignを追加すると、ZoomのインターフェイスにDocuSignが追加される。ミーティングを開始し、DocuSignのアイコンをクリックするとワークフローが開始されるので、署名する書類を選ぶ。
次に、最初に署名する人に制御を渡し、口頭で最終の確認をしたら、最初の人が署名をする。署名をする人が複数いる場合は、次の人に制御を渡す。ミーティング後には出席者全員に対し、署名済み書類のPDFがZoomの招待に使われたメールアドレスに送信される。
公証が必要な場合は、公証人が署名する順番になったときにその手続きの1つとして関係者の身分証明を確認できる。米国では34州がオンライン公証を認めている。
コロナ禍となり、企業がオンラインで事業を運営していく上でZoomがその中心となっている。Zoom以外のSaaSツールもあり、人が集まらなくても事業を続けられるようになってきている。オフィスに戻るにしても、人と会うために移動することなくこのようにして仕事ができる。時間の節約になるだけでなく、複数の関係者が集まることによる環境への影響も抑えられる。
画像クレジット：Marta Shershen / Getty Images
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（文：Ron Miller、翻訳：Kaori Koyama）